Zwrot kosztów podróży krajowej i zagranicznej

Wiesz już, jak obliczyć należność z tytułu diet (krajowej i zagranicznej). Ale to nie wszystko. Musisz jeszcze wyliczyć, w jakiej wysokości dokonać zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.

Noclegi

Za nocleg możesz zwrócić pracownikowi kwotę udokumentowaną rachunkiem bądź określoną ryczałtowo (jeśli nie przedstawił rachunku).

Nowe przepisy przewidują przy tym, że przy wyjazdach krajowych zwracasz koszty stwierdzone rachunkiem w wysokości nie większej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, czyli 600 zł.

Nie jest to jednak limit bezwzględny. I dlatego możesz w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów wynikających z rachunku wyższych od niego. Ale uwaga; będzie to przychód dla pracownika opodatkowany i ozusowany.

Wcześniej takiego limitu noclegowego przy podróżach w kraju nie było. Zawsze jednak limity takie obowiązywały (i nadal obowiązują) przy zagranicznych delegacjach. Są one określane, podobnie jak stawki diet, dla poszczególnych krajów. Od marca w większości uległy one podwyższeniu.

Jeżeli pracownik nie przedstawił ci rachunku dokumentującego koszt noclegu ani nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu, to należy mu się ryczałt za nocleg. Przy podróżach krajowych płacisz więc 150% diety (45 zł), przy zagranicznych – 25% limitu noclegowego przypisanego do danego państwa.

Przejazdy

Jako pracodawca delegujący to ty określasz środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Co więcej, od marca tego roku określasz też jego rodzaj i klasę.

Zwrotowi podlega kwota udokumentowana biletami lub fakturami, obejmującymi cenę biletu oraz opłaty dodatkowe (w tym miejscówki). Uwzględniasz też przy tym posiadaną przez rozliczającego się pracownika ulgę na dany środek transportu. I nie ma tu znaczenia, z jakiego tytułu mu ta ulga przysługuje.

Możesz też zezwolić na odbycie podróży służbowej – krajowej lub zagranicznej – niebędącym twoją własnością samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem.

Rozliczysz ją potem tzw. „kilometrówką”. Przed zmianami za granicę mogłeś puścić tylko samochodem. Teraz także pojazdami jednośladowymi. Jakie to ma za znaczenie? Ano takie, że koszty takiej zagranicznej podróży odbytej motorem są teraz „wynikającymi z rozporządzenia” i ich zwrot jest zwolniony z opodatkowania i składek zusowskich. Podczas gdy w poprzednim stanie prawa uznanie i rozliczenie takiego wyjazdu powodowało konieczność odprowadzenia zaliczki na podatek oraz składki na ubezpieczenie społeczne.

Jeżeli wysłałeś pracownika w delegację krajową, która trwa dłużej niż 10 dni to będziesz zobowiązany pokryć mu też koszty przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego/czasowego i z powrotem. Pamiętaj, że to ty określasz środek transportu.

Dojazdy środkami komunikacji miejscowej

W związku z podniesieniem samej diety (krajowej) wzrósł też (kwotowo) ryczałt na pokrycie kosztów jazd lokalnych. Wynosi on 20% diety. A więc przy obecnej stawce jest to 6 zł. Oczywiście pracownik musi takie koszty ponosić, aby otrzymać ryczałt.

A co, jeśli wydatki te odbiegałyby od kwoty ryczałtu? Otóż pracownik może wnioskować o pokrycie rzeczywistych kosztów dojazdu i ty możesz się na to zgodzić. Musi je jednak wówczas udokumentować.

W podróżach zagranicznych ryczałt ten wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu.

Inne wydatki

Pracownikowi zwracasz też koszty innych wydatków, które ponosił w trakcie swojej podróży. Oczywiście jeżeli były one przez ciebie przed wyjazdem określone albo gdy je po jego powrocie uznałeś. Powinny one być niezbędne i związane bezpośrednio z odbywaniem podróży. W nowych przepisach znajdziesz przykłady takich wydatków (katalog otwarty). Chodzi tu głównie o opłaty za bagaż, miejsca parkingowe, postój w strefie płatnego parkowania, przejazd płatnymi drogami i autostradami. Teraz nie musisz więc już tych kosztów „mieścić” w kilometrówce, jak najchętniej widziały to organy podatkowe. I możesz je wreszcie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Żebyś mógł rozliczyć wyjazd służbowy i zaksięgować poniesione koszty musisz zebrać dokumentację dotyczącą wyjazdu. O dokumentowaniu wydatków już w następnym, ostatnim z tego cyklu, wpisie.

 , , .
Nie ma jeszcze komentarzy.

Dodaj komentarz

Zaprojektowane przez Klienter.pl

POBIERZ niezbędnik dla przedsiębiorców na temat prawa podatkowego ZA DARMO
x


Wpisz Imię: *
Wpisz Email: *

Uzyskaj natychmiastowy dostęp!


Przeczytaj poprzedni wpis:
Delegacje zagraniczne – ciąg dalszy

Tak jak obiecałam, dziś przedstawię ci kolejne zmiany w podróżach zagranicznych. Zwrot kosztów leczenia Od marca nie poniesiesz już wszystkich...

Zamknij