Autorzy publikujący książki przez Amazon KDP często mają ten sam problem. Sprzedaż
książek odbywa się w jednym miesiącu, raport pojawia się później, a wypłata pieniędzy
następuje jeszcze później. W praktyce rodzi to pytanie: kiedy powstaje przychód
w działalności gospodarczej i jak wpisać go do KPiR?

To nie jest drobiazg techniczny. Od prawidłowego ustalenia miesiąca przychodu zależy
zaliczka na PIT, kurs waluty, KPiR i późniejsze rozliczenie roczne.

Sprzedaż, raport i wypłata to trzy różne rzeczy

W Amazon KDP trzeba rozdzielić trzy momenty.

Pierwszy to miesiąc, którego dotyczy sprzedaż książek i naliczenie tantiem.

Drugi to moment, w którym Amazon udostępnia raport za ten miesiąc.

Trzeci to dzień wypłaty pieniędzy na rachunek bankowy autora.

Amazon wskazuje, że raport Prior Months’ Royalties pokazuje podsumowanie sprzedaży
i zarobków za poprzednie miesiące. Raport jest generowany około 15. dnia miesiąca i
zawiera m.in. marketplace, walutę, kwotę tantiem, format książki i łączne zarobki. To
oznacza, że jest to raport związany z miesiącem naliczenia tantiem, a nie z samą wypłatą
środków.

Z kolei raporty dotyczące płatności pokazują wypłatę. Amazon wyjaśnia, że tantiemy KDP są
wypłacane co miesiąc, zwykle około 60 dni po zakończeniu miesiąca, w którym sprzedaż
została zaraportowana. Dla sprzedaży w dystrybucji rozszerzonej okres ten może wynosić
około 90 dni.

Dlatego nie należy wrzucać wszystkiego do jednego worka. Raport z tantiem pokazuje, ile
autor zarobił za dany miesiąc. Raport płatności pokazuje, kiedy Amazon te pieniądze
wypłacił.

Który raport jest najważniejszy do KPiR?

Do ustalenia przychodu za dany miesiąc najwłaściwszy jest raport Prior Months’ Royalties.

Jeżeli raport pokazuje tantiemy za luty, to mamy dane o przychodzie za luty. Jeżeli raport
pokazuje tantiemy za marzec, to mamy dane o przychodzie za marzec.

Raport Payments pełni inną funkcję. Jest bardzo przydatny, ale głównie do kontroli wypłaty.
Pozwala sprawdzić, czy Amazon faktycznie przekazał środki, kiedy to zrobił, w jakiej walucie
i w jakiej kwocie.

W JDG prowadzonej na KPiR, przy zasadach ogólnych albo podatku liniowym, nie
powinniśmy automatycznie przesuwać przychodu na miesiąc wypłaty tylko dlatego, że
Amazon wypłaca pieniądze z opóźnieniem.

Przychód w działalności gospodarczej to co do
zasady przychód należny

W działalności gospodarczej obowiązuje zasada, że przychodem są również kwoty należne,
nawet jeżeli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Wynika to z art. 14 ustawy o PIT.
Ta zasada jest inna niż zwykłe myślenie kasowe: „mam pieniądze na koncie, więc mam
przychód”. W JDG często przychód podatkowy powstaje wcześniej niż wpływ pieniędzy na
rachunek.

W przypadku Amazon KDP oznacza to, że przychód z tantiem należy przypisać do okresu,
którego dotyczy raport tantiem. Jeżeli raport Prior Months’ Royalties dotyczy lutego, to
przychód powinien być ujęty jako przychód lutego.

Nie zmienia tego fakt, że raport został pobrany w marcu albo w kwietniu. Nie zmienia tego
również fakt, że wypłata pojawiła się na rachunku dopiero po około dwóch miesiącach.

Przykład praktyczny

Autor prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i rozlicza się podatkiem liniowym.
Prowadzi KPiR.

W kwietniu pobiera z Amazon KDP dane dotyczące tantiem za luty. Z raportu Prior Months’
Royalties wynika, że za luty zarobił 500 euro tantiem.

W tej sytuacji przychód powinien być przypisany do lutego, ponieważ raport dotyczy
lutowych tantiem.

Nie należy ujmować tego przychodu jako sprzedaży kwietniowej tylko dlatego, że autor
pobrał raport w kwietniu.

Nie należy też uznawać automatycznie, że przychód powstał dopiero w dniu wypłaty
pieniędzy przez Amazon, jeżeli autor nie stosuje kasowego PIT.

Co zrobić, jeśli luty jest już zamknięty?

To jest najczęstszy problem praktyczny.

Księgowość za luty mogła być już zamknięta. Zaliczka za luty mogła być już policzona. Potem
pojawia się raport Amazon KDP z danymi za luty.

W takiej sytuacji nie wystawiamy dokumentu sprzedaży „za kwiecień”, jeżeli raport dotyczy
lutego. Dokument księgowy może być sporządzony w dniu pobrania raportu, ale w opisie
powinien jasno wskazywać, jakiego miesiąca dotyczy.

Przykład opisu:

„Dowód wewnętrzny sporządzony na podstawie raportu Amazon KDP Prior Months’
Royalties za luty 2026 r. Przychód z tytułu tantiem autorskich za luty 2026 r.”

Następnie należy uzupełnić albo skorygować zapis w KPiR za luty. Techniczny sposób zależy
od programu księgowego. Ważne jest jednak, aby podatkowo przychód trafił do
prawidłowego okresu.

Nie składa się korekty miesięcznej deklaracji PIT, ponieważ przy zaliczkach na PIT nie składa
się miesięcznych deklaracji podatkowych. Trzeba natomiast przeliczyć zaliczkę za dany
miesiąc. Jeżeli po przeliczeniu powstanie niedopłata, należy ją uregulować wraz z
ewentualnymi odsetkami.

Jaki dokument do KPiR?

W praktyce dla przychodów z Amazon KDP można przygotować dokument wewnętrzny albo
zestawienie sprzedaży na podstawie raportu Amazon.

Od 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
przychodów i rozchodów. Rozporządzenie reguluje warunki prowadzenia KPiR oraz
dokumentowania zapisów w księdze. W praktyce jeszcze większego znaczenia nabiera
prawidłowy opis dokumentu księgowego, numeracja, wskazanie źródła danych i możliwość
powiązania zapisu z raportem Amazon.

Dokument powinien zawierać co najmniej takie informacje:

nazwa dokumentu, np. „Dowód wewnętrzny” albo „Zestawienie przychodów Amazon KDP”;

numer dokumentu;

data sporządzenia dokumentu;

miesiąc, którego dotyczy przychód;

źródło danych, np. raport Prior Months’ Royalties;

kwota przychodu w walucie;

zastosowany kurs waluty;

kwota przychodu po przeliczeniu na złote;

podpis albo oznaczenie osoby sporządzającej dokument.

Najważniejsze jest to, aby po kilku miesiącach można było odtworzyć sposób księgowania.
Urząd skarbowy powinien widzieć, skąd wzięła się kwota wpisana do KPiR.

Jaki kurs waluty zastosować?

Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego
dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Wynika to z art. 11a ustawy o
PIT.

Tu zaczyna się praktyczny problem przy Amazon KDP.

Raport może pokazywać łączną kwotę tantiem za miesiąc. Autor nie zawsze ma wygodny
dokument z jedną klasyczną datą sprzedaży. Dlatego warto przyjąć spójną procedurę.

Najbardziej rygorystyczne podejście polegałoby na analizie danych dziennych, jeżeli są
dostępne. Wtedy dla każdej daty należałoby zastosować kurs NBP z dnia roboczego
poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

W praktyce małych autorów często stosuje się podejście miesięczne. Sporządza się
dokument na podstawie miesięcznego raportu Prior Months’ Royalties i konsekwentnie
przelicza przychód według przyjętej metody. Taką metodę warto opisać w wewnętrznej
procedurze księgowania.

Trzeba jednak pamiętać o jednej rzeczy. Kurs używany przez Amazon w raportach nie musi
być kursem podatkowym dla polskiego PIT. Amazon w swoich raportach może stosować
własne zasady przeliczeń, np. przy raportach za poprzednie miesiące wskazuje użycie kursu
z ostatniego dnia miesiąca. To nie oznacza automatycznie, że taki kurs jest prawidłowy dla
polskiej KPiR.

Dlatego do PIT i KPiR należy patrzeć na polskie przepisy, a nie wyłącznie na przeliczenia
widoczne w panelu Amazon.

Czy można księgować według daty wypłaty?

Co do zasady — nie, jeżeli autor prowadzi JDG, rozlicza przychody memoriałowo i nie wybrał
kasowego PIT.

Data wypłaty jest ważna, ale pomocniczo. Pozwala sprawdzić, czy Amazon przekazał
należność. Może mieć też znaczenie dla różnic kursowych albo kontroli wpływu na rachunek.
Nie powinna jednak automatycznie decydować o miesiącu przychodu z działalności
gospodarczej.

Wyjątkiem może być kasowy PIT. Od 2025 r. przepisy przewidują możliwość stosowania
metody kasowej rozliczania przychodów przez podatników spełniających określone warunki.
Przy tej metodzie przychód jest zasadniczo powiązany z uregulowaniem należności, ale jest
to odrębne rozwiązanie. Wymaga spełnienia warunków i konsekwentnego stosowania przez
cały rok podatkowy.

Nie można więc zakładać, że każdy autor KDP może rozliczać przychód dopiero w momencie
wypłaty. Najpierw trzeba sprawdzić, czy w ogóle stosuje kasowy PIT.

Proponowana procedura księgowania tantiem
Amazon KDP w KPiR

Najbezpieczniej przyjąć stałą procedurę.

Po pierwsze, po udostępnieniu raportu Prior Months’ Royalties pobrać raport za dany
miesiąc.

Po drugie, ustalić kwotę tantiem według marketplace i waluty.

Po trzecie, sporządzić dokument wewnętrzny albo zestawienie przychodów za miesiąc,
którego dotyczy raport.

Po czwarte, przeliczyć przychód na złote według przyjętej i opisanej metody zgodnej z art.
11a ustawy o PIT.

Po piąte, ująć przychód w KPiR w miesiącu, którego dotyczy raport tantiem.

Po szóste, raport Payments wykorzystać do kontroli wypłaty i rozrachunków.

Po siódme, jeżeli raport dotyczy miesiąca już zamkniętego, uzupełnić KPiR i przeliczyć
zaliczkę na PIT.

Taka procedura jest bardziej pracochłonna niż proste księgowanie wpływu bankowego. Jest
jednak bardziej zgodna z zasadą rozpoznawania przychodu należnego w działalności
gospodarczej.

Najczęstszy błąd autorów KDP

Najczęstszy błąd polega na tym, że autor patrzy tylko na konto bankowe.

Widzę wpływ z Amazon w kwietniu, więc księguję przychód w kwietniu.

To podejście może być błędne w JDG prowadzonej na KPiR. Wpływ bankowy nie zawsze
wyznacza moment powstania przychodu podatkowego.

Drugim błędem jest opieranie się wyłącznie na raporcie Payments. Ten raport jest
potrzebny, ale nie jest najlepszym źródłem do ustalenia przychodu za konkretny miesiąc
sprzedaży.

Trzecim błędem jest stosowanie kursu Amazon bez sprawdzenia polskich zasad przeliczania
przychodów w walutach obcych.

VAT to osobny temat

Ten artykuł dotyczy przychodu w PIT i zapisów w KPiR.

VAT należy analizować osobno. Przy Amazon KDP trzeba ocenić m.in. status podatnika,
rodzaj świadczenia, miejsce świadczenia, kontrahenta, obowiązki rejestracyjne, VAT-UE, JPK i
ewentualne fakturowanie.

To, że przychód w PIT przypisujemy do danego miesiąca, nie oznacza jeszcze automatycznie,
że dokładnie tak samo rozstrzygamy wszystkie obowiązki VAT.

Podsumowanie

Autor prowadzący JDG i KPiR powinien ustalać przychód z tantiem Amazon KDP przede
wszystkim na podstawie raportu Prior Months’ Royalties.

Ten raport pokazuje tantiemy przypisane do konkretnego miesiąca. Raport Payments
pokazuje wypłatę i powinien służyć głównie do kontroli płatności.

Jeżeli raport dotyczy lutego, przychód powinien być przypisany do lutego. Nawet jeżeli
raport został pobrany później, a wypłata nastąpiła dopiero w kwietniu.

Dokument księgowy można sporządzić w dniu pobrania raportu, ale w jego treści należy
jasno wskazać miesiąc, którego dotyczy przychód.

Jeżeli miesiąc jest już zamknięty, trzeba uzupełnić albo skorygować KPiR i przeliczyć zaliczkę
na PIT. Nie składa się korekty miesięcznej deklaracji PIT, ponieważ taka deklaracja nie jest
składana.

Najważniejsze jest przyjęcie stałej procedury. Przy Amazon KDP księgowość nie może opierać
się tylko na wpływie bankowym. Trzeba rozumieć, co pokazuje dany raport i do czego służy.