Obecnie księgi rachunkowe prowadzone są najczęściej przy użyciu komputera. Aby móc to robić musisz jednak wcześniej przygotować opis stosowanego systemu. Powinien on zawierać w szczególności opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Pewnie zastanawiasz się skąd masz wiedzieć takie rzeczy? Większość tych informacji powinieneś otrzymać wraz z  zakupionym systemem informatycznym. Wraz z oprogramowaniem powinieneś otrzymać umowę licencyjną, kartę rejestracji, certyfikat autentyczności oraz dokumentację programu, która zawiera omówione wyżej informacje. .

Przy zakupie oprogramowania pamiętaj również o prawie autorskim. Program powinien być użytkowany na tylu komputerach, na ile opiewa licencja.