Jeśli zarabiasz na Amazon KDP, zwykle skupiasz się na przychodzie. Patrzysz, kiedy
pieniądze wpłynęły na konto. Sprawdzasz przewalutowanie. Ustalasz, jak pokazać to
w PIT.
To ważne.
Ale równie ważne są koszty.
I właśnie tu wiele osób popełnia błąd.
Najczęstszy błąd wygląda tak: masz potwierdzenie przelewu i zakładasz, że to
wystarczy. Niestety, samo potwierdzenie przelewu zwykle nie daje jeszcze
bezpiecznego prawa do kosztu.
Przelew pokazuje tylko, że zapłaciłeś. Nie pokazuje dobrze, co kupiłeś, od kogo
kupiłeś i czy ten wydatek miał związek z Twoimi przychodami z Amazon.
Jeśli chcesz rozliczyć koszt, musisz mieć dokumenty, które to potwierdzają.
Najpierw ważna rzecz: podatek dochodowy i VAT
to nie to samo
Przy rozliczeniach związanych z Amazon KDP łatwo pomieszać dwa różne podatki.
Pierwszy to podatek dochodowy.
Drugi to VAT.
To są dwa odrębne podatki. Każdy ma własne zasady. Każdy ma własne definicje.
Każdy trzeba oceniać osobno.
To bardzo ważne, bo może się zdarzyć taka sytuacja:
rozliczasz przychody z Amazon w podatku dochodowym jako osoba, która nie
prowadzi działalności gospodarczej, ale jednocześnie jesteś podatnikiem VAT.
To jest możliwe.
Dlaczego?
Bo ustawa o VAT ma własną definicję podatnika i własną definicję działalności
gospodarczej. Nie zawsze pokrywają się one z tym, jak patrzy na sprawę podatek
dochodowy.
Dlatego przy dokumentach zawsze zadaj sobie dwa osobne pytania:
Po pierwsze: jak rozliczam ten przychód w podatku dochodowym?
Po drugie: czy w tej sytuacji jestem podatnikiem VAT?
Nie zakładaj automatycznie, że skoro coś rozliczasz „prywatnie” w PIT, to VAT w
ogóle Cię nie dotyczy.
Co to znaczy czynny podatnik VAT
Czynny podatnik VAT to podmiot, który jest zarejestrowany do VAT i rozlicza ten
podatek.
Mówiąc prosto: jest „w VAT”.
Taki podatnik co do zasady składa odpowiednie rozliczenia VAT i działa według
zasad właściwych dla tego podatku.
Ale zwróć uwagę: sam fakt, że jesteś albo nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, nie
odpowiada jeszcze na pytanie, czy prowadzisz działalność gospodarczą dla celów
podatku dochodowego.
To są dwie różne sprawy.
Co to jest koszt uzyskania przychodu
Koszt uzyskania przychodu to wydatek, który ma związek z osiąganiem przychodu
albo z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu.
Mówiąc prościej: to wydatek związany z tym, żebyś mógł zarabiać.
W przypadku autora publikującego na Amazon KDP takim wydatkiem może być na
przykład:
- korekta książki,
- projekt okładki,
- skład ebooka,
- tłumaczenie,
- reklama,
- program potrzebny do przygotowania publikacji,
- abonament za narzędzia używane przy sprzedaży lub promocji książek.
Sam fakt, że coś kupiłeś, nie wystarczy. Musisz jeszcze umieć pokazać, że wydatek
miał związek z Twoimi przychodami.
Co to znaczy „udokumentować koszt”
Udokumentować koszt to znaczy mieć taki dokument albo taki zestaw dokumentów, z
którego jasno wynika:
- kto sprzedał usługę lub towar,
- kto kupił,
- co dokładnie zostało kupione,
- kiedy doszło do zakupu,
- jaka była kwota,
- że wydatek ma związek z Twoim przychodem.
Im bardziej konkretny dokument, tym lepiej.
Im bardziej ogólny opis, tym większe ryzyko sporu.
Dlaczego samo potwierdzenie przelewu zwykle nie wystarcza
To jedna z najważniejszych rzeczy przy rozliczaniu kosztów.
Samo potwierdzenie przelewu zwykle nie wystarcza.
Dlaczego?
Bo przelew pokazuje tylko, że pieniądze opuściły Twoje konto. To za mało, żeby
bezpiecznie przyjąć, że masz koszt podatkowy.
Z samego przelewu często nie wynika:
- co dokładnie kupiłeś,
- jaki był zakres usługi,
- czy zakup był prywatny czy związany z Amazon KDP,
- czy sprzedawca rzeczywiście wykonał usługę,
- czy dany wydatek można powiązać z Twoim przychodem.
Przykład:
na wyciągu bankowym widzisz płatność kartą na rzecz Meta, Amazon albo Canva.
Sam taki zapis nie mówi jeszcze, czy chodziło o reklamę książki, prywatny zakup,
abonament rodzinny czy usługę niezwiązaną z publikacją.
Dlatego sam przelew to zwykle za mało.
Najbezpieczniej jest mieć dwa elementy:
- dokument źródłowy zakupu
- dowód zapłaty
Dopiero razem tworzą sensowną całość.
Jakie dokumenty są najlepsze przy kosztach
związanych z Amazon KDP
Najlepiej, jeśli masz:
- fakturę,
- rachunek,
- invoice od zagranicznego kontrahenta,
- potwierdzenie zamówienia,
- umowę,
- mail potwierdzający zakres usługi,
- dokument z panelu użytkownika pokazujący, czego dotyczy zakup,
- oraz dowód zapłaty.
Nie zawsze wystarczy jeden dokument. Czasem bezpieczny koszt buduje dopiero
komplet.
Przykład:
kupujesz projekt okładki od grafika. Najlepiej mieć:
- fakturę albo rachunek od grafika,
- potwierdzenie przelewu,
- wiadomość lub umowę pokazującą, że chodziło o okładkę konkretnej książki.
To już wygląda znacznie lepiej niż sam przelew.
Co powinna zawierać dobra faktura
Dobra faktura powinna jasno pokazywać podstawowe informacje o transakcji.
Zwróć uwagę, żeby były na niej:
- data wystawienia,
- numer dokumentu,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy,
- nazwa usługi albo towaru,
- kwota.
Jeśli dokument jest bardzo ogólny, może pojawić się problem.
Opis typu:
- „usługi elektroniczne’’,
- „abonament’’,
- „subscription’’,
- „pakiet premium’’.
jest słaby.
Da się z nim pracować, ale wtedy warto mieć jeszcze dodatkowe dokumenty. Na
przykład opis z panelu, mail potwierdzający zakup albo regulamin usługi.
Znacznie lepszy jest opis konkretny, na przykład:
- „projekt okładki ebooka’’,
- „korekta tekstu książki’’,
- „tłumaczenie książki na język niemiecki’’,
- „kampania reklamowa książki’’,
- „oprogramowanie do składu publikacji’’.
Im bardziej konkretny opis, tym lepiej.
Co zrobić, gdy nie masz klasycznej faktury
Przy zakupach internetowych często nie dostajesz typowej polskiej faktury.
Zamiast niej możesz mieć:
- invoice z systemu zagranicznego,
- mail z potwierdzeniem zakupu,
- dokument z panelu klienta,
- historię zamówienia,
- regulamin usługi,
- zestawienie płatności.
To nie znaczy od razu, że koszt przepada.
Ale musisz zebrać taki komplet dokumentów, żeby dało się z niego ustalić
najważniejsze dane:
- kto sprzedał,
- komu sprzedał,
- co sprzedał,
- kiedy,
- za ile,
- i jaki to miało związek z Twoim przychodem.
Jeśli jeden dokument tego nie pokazuje, trzeba dołożyć drugi albo trzeci.
Jakie wydatki przy Amazon KDP warto dokumentować
szczególnie starannie
Przy Amazon KDP najczęściej pojawiają się takie koszty:
- reklamy,
- koretka,
- redakcja,
- skład,
- projekt okładki,
- tłumaczenie,
- zakup zdjęć i grafik,
- abonamenty do programów,
- usługi techniczne związane z przygotowaniem publikacji,
- konsultacje związane z wydaniem lub promocją książki.
W tych przypadkach nie zostawiaj sobie tylko potwierdzenia płatności.
Zadbaj o pełniejszą dokumentację.
Czy dokumenty różnią się w zależności od tego, kim jesteś jako
podatnik
Tak. I to trzeba jasno rozdzielić.
1. Gdy rozliczasz koszty w działalności
gospodarczej
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i rozliczasz koszt w firmie, dokument
powinien nadawać się do ujęcia w księgowości.
To oznacza, że szczególnego znaczenia nabierają poprawne dane nabywcy i
właściwy opis usługi.
Najlepiej, żeby dokument był wystawiony na dane firmowe.
Czyli na przykład zawierał:
- nazwę firmy,
- adres,
- NIP,
- datę,
- nazwę usługi lub towaru,
- kwotę.
Jeśli kupujesz coś na dane prywatne, a potem chcesz to rozliczać w firmie, może
pojawić się problem.
2. Gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, dokument ma znaczenie nie tylko dla kosztu
w podatku dochodowym, ale także dla VAT.
Wtedy jeszcze ważniejsze stają się poprawne dane nabywcy.
Szczególnie pilnuj, żeby dokument był wystawiony na właściwe dane i żeby dało się
ustalić, czego dotyczył zakup.
W praktyce przy takim statusie warto od razu kupować usługi na dane związane z
rozliczeniem VAT, a nie „jak wyjdzie”.
3. Gdy nie prowadzisz działalności gospodarczej
Jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej, nadal możesz potrzebować
dokumentów potwierdzających koszty.
Tu również samo potwierdzenie przelewu zwykle nie wystarczy.
Najlepiej, żeby dokument zawierał:
- Twoje imię i nazwisko,
- dane sprzedawcy,
- nazwę usługi lub towaru,
- datę,
- kwotę.
Nie musisz mieć NIP jako osoba prywatna. Ale nadal musisz mieć dokument, z
którego wynika, co właściwie kupiłeś i za co zapłaciłeś.
Czy brak NIP przekreśla koszt
Nie zawsze.
Jeśli kupujesz jako osoba prywatna, brak NIP jest czymś normalnym.
Jeśli jednak rozliczasz wydatek w działalności gospodarczej albo dokument ma
znaczenie także dla VAT, dane nabywcy robią się dużo ważniejsze.
W praktyce warto stosować prostą zasadę:
jeśli kupujesz do firmy, kupuj na dane firmy
jeśli kupujesz prywatnie, nie mieszaj tego z dokumentacją firmową
To ogranicza problemy.
Proste definicje pojęć, które pojawiają się przy
rozliczeniu
Koszt uzyskania przychodu
To wydatek związany z zarabianiem pieniędzy albo z utrzymaniem źródła przychodu.
Dowód zapłaty
To dokument pokazujący, że zapłaciłeś. Na przykład przelew, wyciąg z konta albo
potwierdzenie płatności kartą.
Faktura
To dokument sprzedaży. Pokazuje, kto sprzedał, komu sprzedał, co sprzedał i za jaką
kwotę.
Dowód księgowy
To dokument, na podstawie którego rozliczasz przychód albo koszt.
Czynny podatnik VAT
To podmiot zarejestrowany do VAT, który rozlicza ten podatek.
VAT
To odrębny podatek. Nie jest tym samym co podatek dochodowy. Ma własne zasady i
własną definicję podatnika.
Podatek dochodowy
To podatek od osiągniętego dochodu. Przy Amazon KDP trzeba najpierw ustalić, jak
zakwalifikować przychód, a potem jak go rozliczyć.
Jak bezpiecznie budować dokumentację kosztów
przy Amazon KDP
Najprostsza zasada jest taka:
najpierw dokument źródłowy
potem dowód zapłaty
na końcu krótki opis związku z przychodem
To naprawdę działa.
Przykład 1:
kupujesz korektę książki.
Zachowaj:
- fakturę lub rachunek,
- potwierdzenie przelewu,
- informację, że korekta dotyczyła konkretnej książki publikowanej przez Ciebie na Amazon
Przykład 2:
kupujesz reklamę.
Zachowaj:
- dokument z systemu reklamowego,
- fakturę lub invoice, jeśli jest dostępny,
- potwierdzenie płatności,
- opis, jakiej książki dotyczyła kampania.
Przykład 3:
kupujesz abonament do narzędzia używanego przy publikacji.
Zachowaj:
- invoice lub fakturę,
- opis planu lub usługi,
- potwierdzenie zapłaty,
- informację, do czego narzędzie było Ci potrzebne.
Na co szczególnie uważać
Zwróć uwagę na kilka prostych rzeczy.
Nie trzymaj tylko przelewów.
To za mało.
Nie zostawiaj ogólnych opisów bez wyjaśnienia.
Jeśli dokument mówi tylko „abonament”, dołóż inne potwierdzenie.
Nie mieszaj zakupów prywatnych z kosztami związanymi z Amazon KDP.
Potem trudno to obronić.
Nie zakładaj, że PIT i VAT zawsze działają tak samo.
To dwa różne podatki.
Nie odkładaj zbierania dokumentów na koniec roku.
Po kilku miesiącach trudno odtworzyć, czego dotyczył wydatek.
Wniosek
Jeśli chcesz spokojnie rozliczać koszty związane z Amazon KDP, nie opieraj się tylko
na potwierdzeniach przelewu.
To zwykle za mało.
Bezpieczny koszt to taki, który ma:
- dokument źródłowy,
- dowód zapłaty,
- jasny związek z Twoim przychodem.
I pamiętaj jeszcze o jednej rzeczy: podatek dochodowy i VAT to nie to samo. To, że
rozliczasz Amazon poza działalnością gospodarczą dla celów PIT, nie oznacza
automatycznie, że temat VAT Cię nie dotyczy.
Dlatego dokumenty zawsze oceniaj uważnie i osobno dla każdego podatku.
Masz wątpliwości, czy Twoje dokumenty są wystarczające do
rozliczenia kosztów przy Amazon KDP?
Napisz w komentarzu. Dzięki temu ten temat będzie bardziej zrozumiały
także dla innych autorów.
