Od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje krótszy okres przechowywania przez płatnika składek ubezpieczeniowych deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty.

Na podstawie art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych do końca 2011 r., na płatnikach ciążył obowiązek przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Skrócenie terminu przechowywania do 5 lat jest korzystne dla pracodawców, ponieważ obowiązek przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych przez 10 lat rodził nadmiernie uciążliwe i kosztowne obowiązki dla przedsiębiorców oraz innych płatników.

Skrócenie obowiązku przechowywania dokumentów jest związane ze skróceniem okresu przedawnienia należności z tytułu składek ubezpieczeniowych. W obu przypadkach w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych okres skrócono z 10 do 5 lat.