Ostatnio dowiedziałeś się ode mnie, w jakiej wysokości i kiedy dieta przysługuje. Bądź kiedy nie przysługuje. To jednak nie wystarczy, żeby prawidłowo wyliczyć to świadczenie.

Musisz bowiem wiedzieć, że wysokość należnej diety możesz obniżyć procentowo, jeżeli osoba delegowana może skorzystać z bezpłatnego posiłku.

I tak, jeżeli zapewnisz bezpłatne śniadanie – obniżasz o 25%, za obiad – o 50%, a za kolację – o 25%. Będzie to więc za śniadanie lub kolację mniej o 7,50 zł, a za obiad o 15 zł.

Podobnie zrobisz, jeżeli posiłek będzie wliczony w cenę usługi noclegowej. A więc jeżeli hotel oferuje w cenie pokoju śniadanie, to dietę – w myśl nowych zasad – obniżasz o 25% (a nie jak dotychczas np. wg własnego uznania).

Przykład

Pracownik wyjechał w delegację 25 lutego i pozostawał na wyjeździe do 15 marca (19 dób). Od 4 marca mógł korzystać z bezpłatnych obiadów. Zgodnie z oświadczeniem pracownika złożonym wraz z rozliczeniem, usługa hotelowa nie miała wliczonego żadnego posiłku. 2 i 3 marca oraz 9 i 10 marca (dni wolne od pracy) przebywał on ponadto w miejscu zamieszkania i otrzymał zwrot kosztów przejazdu tam i z powrotem. Jak wyliczyć wysokość diet za ten wyjazd?

Musimy podzielić sobie okres wyjazdu służbowego na części, co do których będziemy stosować różne przepisy. Powstaną nam 4 takie części:

1. 25-28 lutego – ponieważ rozporządzenie nie precyzuje jak zachować się w sytuacji rozpoczęcia wyjazdu w czasie obowiązywania starych przepisów, a zakończenia już po wejściu w życie nowych, należy przyjąć, że okres ten rozliczamy „po staremu”. Zatem 4 x 23 zł (stara wysokość diety) = 92 zł
2. 1 marca – brak zapewnionego wyżywienia, dieta przysługuje w pełnej wysokości (nowej), czyli 1 x 30 zł = 30 zł
3. 2-3 marca oraz 9-10 marca – za te dni pracownikowi nie przysługuje dieta
4. 4-8 marca oraz 11-15 marca – pracownik korzysta z opłaconych obiadów, dieta zostaje procentowo obniżona o 50%, czyli 10 x 15 zł = 150 zł

RAZEM należność z tytułu diet wyniosła 272 zł (92 zł + 30 zł + 150 zł)

Zawsze pamiętaj odebrać od pracownika stosowne pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diety czy innych świadczeń oraz ich wysokość.

Chodzi przede wszystkim o oświadczenie o wyżywieniu zapewnionym przez hotel (a raczej jego braku). Ale może też ono dotyczyć innych faktów, np. godziny przekroczenia granicy, korzystania z bezpłatnych przejazdów czy wysokości przysługującej ulgi na przejazd pociągiem. W razie gdy coś okaże się nieprawdą, masz w ręku dowód pozwalający na pociągnięcie pracownika nawet do odpowiedzialności z tytułu wyłudzenia nienależnych świadczeń. Co więcej, w takiej sytuacji dochodzi także do konsekwencji podatkowo-ubezpieczeniowych. Co do zasady, diety w granicach wynikających z rozporządzenia są zwolnione z podatku dochodowego i składek zusowskich. Jeśli więc je nieprawidłowo naliczyłeś (przekroczyłeś te granice) to konieczne było opodatkowanie i oskładkowanie „nadwyżki”. Oświadczenia o okolicznościach zbieraj zarówno przy krajowych, jak i przy zagranicznych podróżach służbowych.

Na wskazanej wcześniej zasadzie obniżasz też dietę w delegacjach zagranicznych. Pod warunkiem, że zapewniasz bezpłatny posiłek. Lub jest on wliczony w usługę hotelową. Dla każdego z nich stosujesz jednak inne niż przy podróżach krajowych „procenty”. Chcesz wiedzieć jakie oraz co jeszcze zmieniło się odnośnie wyjazdów zagranicznych? Przeczytasz o tym na moim blogu już niebawem.