W swojej polityce rachunkowości określasz rok obrotowy.

     Jeżeli prowadzisz swoją firmę jednoosobowo lub w formie spółki osobowej (cywilnej) nie masz tutaj wyboru – rok obrotowy zawsze pokrywa się z kalendarzowym.

     Jeśli jednak prowadzisz działalność jako osoba prawna (na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) to występuje tutaj pewna dowolność. Rok obrotowy ma trwać 12 kolejnych miesięcy (poza pewnymi wyjątkami), ale nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Może trwać np. od 1 października do 30 września. 

     W wyznaczonym według tych reguł roku obrotowym należy ustalić okresy, za które będzie sporządzane sprawozdanie.

Ustawa o rachunkowości nazywa je okresami sprawozdawczymi.

    Może to być miesiąc, kwartał, półrocze lub rok, ale także inne okresy np. dwumiesięczne.

     W praktyce najczęściej sporządza się miesięczne sprawozdania finansowe w ciągu roku i na koniec sprawozdanie roczne. Taki wybór pozwali ci skuteczniej obserwować zmiany zachodzące w firmie. Już w następnym miesiącu możesz zorientować się czy dzieje się coś złego czy dobrego. Nie miałbyś takiej szansy gdyby dane docierały do ciebie na przykład co pół roku.

     Ustawa podaje kilka momentów, w których koniecznie należy sporządzić sprawozdanie.

Jedynym powszechnie obowiązującym jest dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, czyli inaczej koniec roku obrotowego.

Inne przypadki to m.in.:

• dzień przejęcia firmy,
• dzień zakończenia działalności,
• zmiana formy prawnej itp. (wszystkie wymienione są w artykule 12 ustawy o rachunkowości).

     Oprócz tego, prowadząc księgowość w oparciu o ustawę o rachunkowości zobowiązany jesteś do przynajmniej comiesięcznego sporządzania zestawienia obrotów i sald, czyli inaczej zestawienia wszystkich zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

     Zestawienie to spełnia ważną funkcję kontrolną – pozwala wykryć dużo błędów merytorycznych i rachunkowych w zakresie ewidencji operacji gospodarczych.

     To zestawienie jest ci również potrzebne abyś mógł sporządzić deklaracje podatkowe, sprawozdania do urzędu statystycznego, do Narodowego Banku Polskiego i jeszcze wielu innych instytucji.